Нередко исходные данные хранятся не в одном диапазоне данных, а в нескольких, или на разных листах, а то и в различных книгах… Не говоря уже данных, хранящихся не в Excel, а в текстовых файлах, таблицах Access или SQL Server. В этой заметке будет рассмотрены приемы работы с множественными диапазонами, т.е. с отдельными наборами данных, расположенными в одной рабочей книге. Эти наборы либо разделены пустыми ячейками (рис. 1), либо находятся на разных рабочих листах. В следующей заметке будут рассмотрено создание сводной таблицы на основе внешних источников данных.
Скачать заметку в формате или , примеры в формате
Если нужно проанализировать данные, находящиеся в нескольких диапазонах, можно воспользоваться сводными таблицами, созданными на основе нескольких диапазонов консолидации. Концепция нескольких диапазонов консолидации появилась в версиях, предшествующих Excel 2003, когда каждый лист Excel включал не более 65 536 строк. В те уже далекие времена большие таблицы данных, превышающие предельное количество строк, приходилось разбивать на несколько таблиц. Это позволяло хранить данные в одной рабочей книге, но в то же время делало невозможным создание стандартной сводной таблицы, основанной на наборе данных, поскольку эти данные находились на разных листах.
Также можно было создавать сводные таблицы на основе нескольких диапазонов консолидации. При этом данные помещались в единый кеш сводной таблицы. В результате облегчалось выполнение анализа данных. Однако в более ранних версиях Excel возможности консолидация была весьма ограничены (см., например, ).
Предположим, что в вашем распоряжении имеются три диапазона, которые требуется свести вместе для анализа в качестве единой группы (см. рис. 1). Можно создать сводную таблицу, используя множественные диапазоны консолидации. Это позволяет легко и быстро консолидировать все данные из выбранных диапазонов в отдельной сводной таблице.
Чтобы приступить к сведению данных в одну таблицу, запустите классический мастер сводных таблиц и диаграмм. Для выполнения этой задачи нажмите комбинацию клавиш Alt+D+P. К сожалению, эта комбинация клавиш предназначена для англоязычной версии Excel 2013. В русскоязычной версии ей соответствует комбинация клавиш Alt+Д+Н. Но она по неизвестным мне причинам не работает. Тем не менее, можно вывести старый добрый мастер сводных таблиц на панель быстрого доступа, см. . После запуска мастера установите переключатель в нескольких диапазонах консолидации (рис. 2). Кликните Далее .
На следующем шаге мастера нужно решить, позволить программе создать одно поле страницы или несколько собственных полей страницы. Вы заметите, что поля страницы, создаваемые в Excel, чаще всего малопонятны или вообще бессмысленны, поэтому практически во всех случаях предпочтительнее создавать собственные поля страниц (рис. 3). Щелкните на кнопке Далее .
Теперь нужно указать каждый набор данных. Выделите диапазон первого набора данных и щелкните на кнопке Добавить (рис. 4). Чтобы сводная таблица создавалась корректно, первая строка каждого диапазона должна включать в себя заголовки столбцов. Выделите остальные диапазоны и добавьте их в список. Обратите внимание на то, что каждый набор данных представляет отдельный регион (Север, Юг и Запад). Когда сводная таблица объединит все три набора данных, вам потребуется заново проанализировать каждый регион. Чтобы иметь такую возможность, пометьте каждый диапазон в списке отдельным именем, идентифицирующим набор данных этого диапазона. В результате будет создано поле страницы, позволяющее выполнять фильтрацию данных для каждого региона.
Прежде чем создавать поле страницы Регион , укажите общее количество создаваемых полей страницы. Для идентификатора регионов требуется создать только одно поле страницы, так что щелкните на переключателе 1 (рис. 5). При этом активизируется текстовое поле Первое поле . Можно создать до четырех полей страницы. На следующем этапе нужно пометить каждый диапазон. Щелкните на первом диапазоне в списке и введите в поле Первое поле имя региона – Север. Повторите эту операцию для остальных регионов. Определившись с регионами, щелкните на кнопках Далее .
Рис. 5. Создание поля страницы Регион
На последнем шаге определите местоположение сводной таблицы. Выберите переключатель Новый лист и щелкните на кнопке Готово. Итак, вы успешно объединили три источника данных в одной сводной таблице (рис. 6).
Структура сводной таблицы с несколькими диапазонами консолидации
В процессе более глубокого анализа новой сводной таблицы обратите внимание на интересные нюансы. Прежде всего, список полей таблицы включает поля Строка , Столбец , Значение и Страница1 . Помните, что сводные таблицы, использующие несколько диапазонов консолидации в качестве источников данных, могут содержать только три базовых поля: Строка, Столбец и Значение. Помимо этих базовых полей, можно создавать до четырех полей страниц. Обратите внимание на то, что поля, автоматически генерируемые сводной таблицей, имеют описательные названия (Строка, Столбец и Значение). Можно изменить настройки полей, переименовать и отформатировать их в соответствии с конкретными задачами.
Поле Строка всегда создается на основе первого столбца источника данных. Отметим, что на рис. 1 первым в источнике данных был столбец Направление деятельности . Поле Строка в новой сводной таблице как раз соответствует ей.
Поле Столбец включает остальные столбцы источника данных. Сводные таблицы, использующие несколько диапазонов консолидации, комбинируют все поля из исходных наборов данных (без первого столбца, который используется полем Строка) в некое «суперполе» с именем Столбец. Поля исходных наборов данных становятся элементами данных поля Столбец. В сводной таблице, представленной на рис. 6, в поле Столбец изначально применяется функция КОЛИЧЕСТВО. Если задать для поля Столбец функцию СУММ, это повлияет на все элементы данных поля Столбец.
Рис. 7. Элементы данных в поле Столбец интерпретируются как один объект. Замена функции КОЛИЧЕСТВО поля Столбец функцией СУММ выполняется по отношению ко всем элементам поля
Поле Значение содержит значения для всех данных поля Столбец. Обратите внимание на то, что даже те поля, которые изначально в наборе данных были текстовыми, трактуются как поля с числовыми значениями. Ярким примером является поле Менеджер направления (см. рис. 7). Несмотря на то что это поле содержало имена и фамилии менеджеров из исходного набора данных, теперь эти записи трактуются в сводной таблице как числа.
Как уже говорилось ранее, сводные таблицы, использующие несколько диапазонов консолидации, объединяют поля исходных наборов данных (кроме первого поля), делая их элементами данных поля Столбец. Поэтому, хотя вы и можете определять такие поля, как Менеджер направления, в качестве текстовых с собственными элементами данных, они не будут больше хранить эти данные. Эти поля будут преобразованы в элементы данных со значениями. В результате поля, изначально содержащие текст или даты, отображают в сводной таблице ничего не значащие числовые значения. Обычно эти поля лучше всего скрыть во избежание конфликтов.
Поля страницы. В сводных таблицах со множеством диапазонов консолидации можно непосредственно управлять только полями страницы. Допускается создать и определить до четырех полей страниц. Можно также перетаскивать их в поле строк или столбцов для добавления в сводную таблицу новых слоев анализа. Поле Страница1, показанное в сводной таблице на рис. 7, создано для фильтрации данных по регионам. Однако, как видно на рис. 8, если вы перетащите поле Страница 1 в область строк сводной таблицы, то сможете создать моментальный снимок данных для региона.
Рис. 8. При перетаскивании поля Страница1 в область строк в сводную таблицу добавляется новый слой, который обеспечивает представление всех данных отдельного региона
Можно оказаться в ситуации, когда потребуется переопределить сводную таблицу, т.е. добавить диапазон данных, удалить диапазон данных или переопределить добавленные ранее поля страницы. Чтобы переопределить сводную таблицу, щелкните правой кнопкой мыши внутри таблицы, запустите классический мастер сводных таблиц, а затем щелкните на кнопке Назад , чтобы перейти к нужному диалоговому окну мастера.
Заметка написана на основе книги Джелен, Александер. . Глава 7.
Сводные таблицы удобно использовать для анализа данных и создания отчетов с ними. А если это реляционные данные (т. е. такие, которые хранятся в отдельных таблицах, но при этом их можно объединить благодаря общим значениям), вы можете всего за несколько минут создать такую сводную таблицу:
Чем отличается эта сводная таблица? Обратите внимание, что в списке полей справа отображается не одна таблица, а целый набор таблиц. Каждая из этих таблиц содержит поля, которые можно объединить в одну сводную таблицу для получения различных срезов данных. Не требуются ручное форматирование и подготовка данных. Сразу после импорта данных можно создать сводную таблицу на основе связанных таблиц.
Чтобы объединить несколько таблиц в списке полей сводной таблицы:
Ниже приведена процедура импорта нескольких таблиц из базы данных SQL Server.
Обратите внимание: список полей содержит несколько таблиц. Это все таблицы, выбранные вами во время импорта. Каждую таблицу можно развернуть и свернуть для просмотра ее полей. Так как таблицы связаны, вы можете создать сводную таблицу, перетянув поля из любой таблицы в область ЗНАЧЕНИЯ , СТРОКИ или СТОЛБЦЫ .
Импорт таблиц из других источников
Помимо SQL Server, вы можете импортировать таблицы из ряда других реляционных баз данных.
Реляционные базы данных - это не единственный источник данных, который поддерживает работу с несколькими таблицами в списке полей сводной таблицы. Вы можете использовать таблицы в своей книге или импортировать каналы данных, а затем интегрировать их с другими таблицами данных в книге. Чтобы все эти несвязанные данные работали вместе, нужно каждую таблицу добавить в модель данных, а затем создать связи между ними с помощью соответствующих значений полей.
Использование модели данных для создания новой сводной таблицы
Возможно, вы создали связи между таблицами в модели данных и теперь готовы использовать эти данные для анализа. Ниже описано, как создать новую сводную таблицу или сводную диаграмму с помощью модели данных в книге.
Сводная таблица - это эффективный инструмент для вычисления, сведения и анализа данных, который упрощает поиск сравнений, закономерностей и тенденций.
Настройка сводной таблицы
Подготовка
Если у вас недостаточно опыта работы со сводными таблицами или вы не знаете, с чего начать, лучше воспользоваться рекомендуемой сводной таблицей . При этом Excel определяет подходящий макет, сопоставляя данные с наиболее подходящими областями в сводной таблице. Это позволяет получить отправную точку для дальнейших экспериментов. После создания рекомендуемой сводной таблицы вы можете изучить различные ориентации и изменить порядок полей для получения нужных результатов.
В верхней части области имя поля установите флажок для поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область строк , поля даты и времени добавляются в область столбцов , а числовые поля добавляются в область значений . Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле сводной таблицы или если вы больше не хотите использовать элемент в сводной таблице, просто перетащите его из списка полей или снимите флажок. Возможность изменить порядок элементов полей - это одна из функций сводной таблицы, которая делает ее более удобной для быстрого изменения внешнего вида.
Значения в сводной таблице
Обновление сводных таблиц
При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить . При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы , щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все .
Удаление сводной таблицы
Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выделить весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать клавишу Delete . Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы и диаграммы вокруг него. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.
Теперь вы можете вставить сводную таблицу в электронную таблицу в Excel в Интернете.
Работа со списком полей сводной таблицы
В верхней части области поля сводной таблицы установите флажок для поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область " строки ", поля даты и времени добавляются в область столбцов , а числовые поля - в область " значения ". Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле сводной таблицы или если вы больше не хотите использовать элемент в сводной таблице, просто перетащите его из списка полей или снимите флажок. Возможность изменить порядок элементов полей - это одна из функций сводной таблицы, которая делает ее более удобной для быстрого изменения внешнего вида.
Работа с значениями сводной таблицы
Обновление сводных таблиц
При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить
Удаление сводной таблицы
Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выделить весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать клавишу DELETE. Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы и диаграммы вокруг него. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community , попросить помощи в сообществе Answers community , а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте
Очень часто при формировании отчётов (аналитики) основанных на больших объемах данных приходиться сводить в одну таблицу информацию с нескольких листов книги «Excel» .
В идеале для сбора и аналитики информации с разных листов «Эксель» желательно сделать сводную таблицу, которая будет брать данные из нескольких источников (листов книги).
Такую таблицу можно выполнить двумя разными способами.
Рассмотрим первый способ.
Создание сводной таблицы с разных листов при помощи стандартных возможностей и инструментов.
Шаг первый.
Необходимо добавить в ленту инструментов кнопку мастера создания сводных таблиц и диаграмм.
Для этого следует кликнуть правой кнопкой мыши по ленте (панели инструментов) и выбрать из выпадающего меню пункт «Настройка ленты»
либо войти во вкладку
«Файл» => «Параметры» => «Настройка ленты».
Далее в настройках ленты из выпадающего списка под надписью «Выбрать команды» выбрать пункт «Все команды». В окне ниже отобразятся все возможные команды, которые можно разместить на панели, в алфавитном порядке.
Из списка выбираем «Мастер сводных таблиц и диаграмм»
В правом окне при помощи кнопки «Создать группу» создаем новую группу инструментов. Для группы можно выбрать удобное для Вас наименование. Например, «Своя группа». Можно выбрать на какой вкладке будет создана группа. В своем примере я выбрал вкладку «Главная».
Когда группа создана, выделите ее курсором, выделите курсором «Мастер сводных таблиц и диаграмм» в левом окне и нажмите кнопку «Добавить >>».
После нажмите «Ок».
Теперь на главной вкладке панели инструментов находится инструмент «Мастер сводных таблиц и диаграмм».
Шаг второй. Построение сводной таблицы из нескольких источников данных.
Второй способ.
Создание таблицы берущей данные с нескольких листов при помощи запроса сформированного в надстройке Power Query .
Данный способ заключается в использовании запроса надстройки Power Query.
Создание запроса Power Query для сведения нескольких страниц книги в одну таблицу.
Шаг первый.
Нужно создать два запроса, каждый из которых будет брать информацию из отдельной таблицы.
Шаг два.
Для этого во вкладке Power Query нужно нажать кнопку «Из таблицы» и указать в появившемся окне диапазон – источник данных. После чего нажать «Ок».
Шаг три.
Когда создан второй запрос, нужно во вкладке Power Query кликнуть по кнопке «Слияние запросов» и настроит в появившемся окне вид получившейся общей таблицы.
Что такое сводные таблицы Excel? Вероятно, непосвященный человек предположит самое очевидное - это таблицы, в которые собраны (сведены) данные из нескольких других разрозненных источников, отвечающие некоторому запросу. На самом деле это заключение не совсем верно.
Сводные таблицы Excel – это инструмент, который собирает по заданному алгоритму в удобные таблицы-отчеты информацию чаще всего из одной таблицы базы данных ! (Возможность использования в качестве источника нескольких диапазонов консолидации существует, но в этой статье рассматриваться не будет.)
При помощи сводных таблиц из хаотичного набора строк-записей базы данных можно за считанные секунды извлечь нужные, отсечь в них лишнюю информацию, добавить недостающую и представить пользователю в красивом и удобном для восприятия виде.
Если вы постоянно работаете в программе MS Excel с большими объемами информации и ничего не знаете о сводных таблицах, то считайте, что вы «заколачиваете гвозди» калькулятором, не зная его истинного предназначения!
Когда следует применять сводные таблицы?
Во–первых, тогда, когда работаешь с большим объемом статистических данных, анализировать которые очень трудоемко при помощи сортировки и фильтров.
Во-вторых, тогда, когда приходится через определенные промежутки времени повторять (пересчитывать) отчеты в связи с изменениями источника – таблицы базы данных.
В-третьих, при анализе изменений данных базы в разрезе различных временных периодов или иных критериев.
Это основные ситуации, при которых раскрывается вся действительно волшебная сила инструмента сводные таблицы Excel.
Создание сводных таблиц и работа с ними никак не влияет на содержание источника – базу данных!!! Сводные таблицы Excel позволяют взглянуть на эти данные под разными ракурсами, не изменяя ничего в базе!!!
Это заключительная и самая важная статья обзорного цикла о хранении информации и управлении большими табличными объемами данных.
В предыдущих статьях цикла мы создали , научились , применять и , вводить .
Создание шаблона сводной таблицы.
Сводную таблицу будем создавать в той же книге Excel , где расположен источник информации — таблица базы данных, но на другом листе.
Продолжаем работу с учебной мини-базой БД2 «Выпуск металлоконструкций участком №2», с которой работали во всех статьях этого цикла.
1. Открываем в MS Excel файл .
2. Активируем («щелкаем мышкой») любую ячейку внутри таблицы базы.
3. Выполняем команду главного меню программы «Данные» - «Сводная таблица…». Эта команда запускает работу мини-сервиса «Мастер сводных таблиц».
4. Не долго размышляя над вариантами выбора положений переключателей в выпадающих окнах «Мастера…», настраиваем их (точнее – не трогаем их) так, как показано ниже на снимках экрана, двигаясь между окнами с помощью кнопок «Далее».
На втором шаге «Мастер…» сам выберет диапазон, если вы правильно подготовили базу данных и выполнили п.2 этого раздела статьи.
5.
На третьем шаге «Мастера…» нажимаем кнопку «Готово». Шаблон сводной таблицы сформирован и размещен на новом листе того же файла, где расположена база данных!
Кроме пока пустого шаблона на вновь созданном листе файла Excel вы видите панель «Сводные таблицы» со своим инструментарием и окно «Список полей сводной таблицы», появляющееся при активации любой ячейки внутри сводной таблицы. Появляются они автоматически, я их просто расположил рядом с шаблоном и подкорректировал размеры. Если панели «Сводные таблицы» вы не видите, то вызовите ее через главное меню командой «Вид» — «Панели инструментов» — «Сводная таблица»
В MS Excel 2007 и более новых версиях «Мастер…» упразднен потому, что 99% процентов пользователей никогда не меняют предложенных настроек переключателей и проходят эти три шага, просто соглашаясь с предложенными вариантами (мы тоже так поступили).
В MS Excel 2007 по команде «Сводная таблица» выпадает диалоговое окно «Создание сводной таблицы», в котором достаточно указать источник данных для анализа и место расположения создаваемой сводной таблицы.
Создание рабочих сводных таблиц Excel.
В созданном шаблоне имеются четыре зоны, в которые для создания сводной таблицы следует поместить названия полей-столбцов таблицы базы данных, перетащив их при помощи левой кнопки мыши из окна «Список полей сводной таблицы». Напоминаю, что в базе данных полем называется столбец с названием.
Внимание!!!
Элементами окна «Список полей сводной таблицы» являются заголовки полей базы данных!
1. Если поместить один из элементов «Списка полей сводной таблицы» в самую верхнюю зону шаблона, где он станет «Полем страниц» , то мы получим удобный фильтр записей этого поля .
2. Если перетащить один элемент (или два, реже – три и более) «Списка полей сводной таблицы» в левую зону шаблона, где он станет «Полем строк» заголовки строк сводной таблицы.
3. Если перетащить один элемент (или два, реже – три и более) «Списка …» в верхнюю зону шаблона, где он станет «Полем столбцов» , то мы получим из записей этого поля таблицы базы данных заголовки столбцов сводной таблицы.
4. Если перетащить один элемент (или два, реже – три и более) «Списка …» в центральную область шаблона, где он станет «Элементом данных» , то мы получим из записей этого поля базы данных значения сводной таблицы.
Значения – элементы данных – расположатся в строгом соответствии с правилами двухмерных таблиц, то есть на пересечении соответствующих заголовков строк и заголовков столбцов!
Не очень понятно? Перейдем к практическим примерам — все станет ясно!
Задача №9:
Сколько всего тонн металлоконструкций изготовлено по каждому заказу?
Для ответа на этот вопрос выполним всего два действия! Схема этих действий показана на предыдущем рисунке синими стрелками.
1. Перетащим мышью элемент «Заказ» из окна «Список полей сводной таблицы» в зону «Поля строк» пустого шаблона.
2.
Перетащим мышью элемент «Общая масса, т» из окна «Список полей сводной таблицы» в зону «Элементы данных» шаблона. Результат – на снимке экрана слева. Думаю, пояснения не требуются.
Заголовок «Элементов данных» «Сумма по полю Общая масса, т» расположился выше заголовка «Поля строк» и левее места, где может расположиться заголовок «Поля столбцов». Обратите на это внимание!
Задача №10:
Сколько тонн металлоконструкций изготовлено по каждому заказу по датам?
Продолжаем работу.
3. Для ответа на вопрос задачи №10 достаточно добавить в нашу сводную таблицу элемент «Дата» из окна «Список полей сводной таблицы» в зону «Поля столбцов» шаблона.
4.
Записи можно сгруппировать, например, по месяцам. Для этого на панели «Сводные таблицы» нажимаем вкладку «Сводная таблица» и выбираем «Группа и структура» — «Группировать…». В окне «Группирование» делаем настройки в соответствии со скриншотом слева.
Так как все записи нашей базы данных сделаны в апреле, то после группировки мы видим всего два столбца – «апр» и «Общий итог». Когда в исходной базе данных появятся записи, датированные маем и июнем, в сводной таблице добавятся соответствующие два столбца.
Задача №11:
Когда и сколько тонн и штук марок изготовлено всего по заказу №3?
5. Для начала перетащим поле «Заказ» из окна «Список полей сводной таблицы» или прямо из самой сводной таблицы в самый верх листа в зону «Поля страниц» шаблона.
7. Поле «Количество, шт» добавим в область «Элементы данных».
Необходимая для ответа на вопрос задачи конфигурация сводной таблицы Excel сформирована.
8. Нажмем на кнопку со стрелкой вниз в ячейке B1 и в выпавшем списке вместо записи «(Все)» выберем «3», соответствующую интересующему нас заказу №3 и закроем список, нажав кнопку «OK».
Ответ на вопрос задачи на снимке экрана ниже этого текста.
Форматирование сводной таблицы.
Если сводную таблицу нужно распечатать и показать кому-нибудь, или просто немного порадовать самого себя, то ее нужно отформатировать – придать достойный внешний вид и переформулировать некоторые «неадекватные» заголовки.
Заголовки «Сумма по полю Общая масса, т» и «Сумма по полю Кол-во, шт» звучат, вроде, и понятно, но как-то не по-русски. Переименуем их в более благозвучные «Общая масса изделий, т» и «Количество изделий, шт».
1. Продолжим работу с созданной таблицей. Активируем мышью ячейку B5.
2. На панели инструментов «Сводная таблица» нажимаем кнопку «Параметры поля» (выделена справа на снимке, расположенном ниже).
3. В выпавшем окне «Вычисление поля сводной таблицы» меняем имя и жмем кнопку «OK».
4.
По аналогичному алгоритму переименовываем и второй заголовок поля, предварительно «встав» мышью на ячейку B6.
5. На панели «Сводная таблица» нажимаем кнопку «Формат отчета» (выделена слева на снимке, расположенном выше — над п.3).
6. В появившемся окне «Автоформат» выбираем из предложенных вариантов форматирования, например, «Отчет 6» и нажимаем «OK» .
Внешний вид нашей сводной таблицы существенно преобразился.
Заключение.
Обращаю ваше внимание на несколько очень важных моментов!
При изменении источника (например, добавление очередной записи в базу данных) в самой сводной таблице изменения автоматически не наступят!!!
Для того чтобы изменения в базе отражались в сводной таблице, необходимо каждый раз «вручную» нажимать кнопку «Обновить данные» (значок кнопки – « ! ») на панели «Сводные таблицы»!!!
Помещайте в область «Полей страниц» поля, содержащие текстовую информацию , которая может стать заголовком для формируемой сводной таблицы .
В области "Полей строк" и «Полей столбцов» размещайте поля, содержащие текстовую информацию , которая может стать заголовками для строк и столбцов создаваемой сводной таблицы.
В зоне «Элементов данных» располагайте преимущественно числовую информацию.
Действуйте, располагая поля так, как вы действовали бы, делая это на листе бумаге! Не бойтесь ошибиться. Все легко исправляется.
Созданные двумя-тремя движениями мыши в одном из предыдущих разделов этой статьи сводные таблицы очень быстро дали ответ на весьма непростые вопросы! Если заказы изготавливаются в течение нескольких месяцев, а число наименований марок превышает несколько тысяч, то, сколько вам потребуется времени для решения рассмотренных выше задач? Час? День? Сводные таблицы Excel делают это мгновенно, многократно и без ошибок!!!
О сводных таблицах Excel написано много хороших «толстых» и «тонких» книг. В первую очередь это книги Билла Джелена («Мистера Excel») и Майкла Александера. Тем, кто заинтересовался этой темой, рекомендую их прочитать.
Конечно, подробно рассказать об этом чудесном инструменте в короткой статье очень сложно, практически невозможно. С одной стороны мне хотелось затронуть больше практически важных аспектов, но с другой – в ознакомительной статье не хотелось «залезать в дебри», отпугивая пользователей объемом и сложностью информации. Если этот «волшебный инструмент» MS Excel вызовет интерес у читателей блога, то в будущем эта тема будет продолжена выпуском небольшой брошюры с важными и ценными практическими рекомендациями.
Обязательно возьмите себе на вооружение сводные таблицы Excel! Ваша ценность как специалиста увеличится многократно!
На этом цикл из шести статей, представляющих собой общий обзор темы обработки больших объемов информации в Excel завершен.
Прошу уважающих труд автора подписаться на анонсы статей в окне, расположенном в конце каждой статьи или в окне вверху страницы!
Уважаемые читатели, вопросы, отзывы, и замечания оставляйте в комментариях внизу страницы.
